Desmitificando um Programa de Compliance: como estruturar um ambiente de conformidade na pequena empresa

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Desmitificando um Programa de Compliance: como estruturar um ambiente de conformidade na pequena empresa

Cristina Langoni*

Depois de muitos anos atuando no ambiente das micro e pequenas empresas, tenho uma inquietude que se transforma na preocupação e na necessidade de adequar as teorias e os métodos apresentados pelo mercado para esse público, como forma de desmitificar que a aplicação se dá apenas para empresas maiores, com uma grande estrutura organizacional, ou em empresas reguladas.

O termo do momento e que necessita ser melhor entendido é o Compliance. Todos nós convivemos diariamente com um conjunto de regras e legislações que delimitam nossa atuação, através de obrigações para com o governo, com os sócios, funcionários, entre outros. Então, compliance nada mais é do que a adoção de medidas de controle para garantir o cumprimento da legislação e estar em conformidade, de forma espontânea, que é a menos onerosa para todos.

Isso se aplica somente a grandes empresas? Não, todas as pessoas físicas e jurídicas, independente do porte, precisam cumprir a legislação para evitar “surpresas” que poderiam ter sido mensuradas antecipadamente.

A grande questão é que não conseguimos medir aquilo que não conhecemos. O primeiro passo, então, é mapear todas as atividades da empresa, identificando e detalhando nas mais diversas áreas: tributárias, trabalhistas, previdenciárias, civis e criminais, as obrigações que devem ser cumpridas, ou seja, conhecer as vulnerabilidades a que a empresa está exposta.

Processos críticos demandam atenção: cadastro, contratação, pagamentos, aprovação de compras, viagens etc. Comece por uma dessas áreas, em função do risco inerente associado à prática atual da empresa.

De posse dessas informações é preciso auditar as atividades, analisando a prática atual, validando ou não essa prática em consonância com a exigência legal, propondo novas regras de conduta.

Alinhar a forma como as mudanças necessárias serão implantadas e estabelecer um Código de Conduta, prevendo, inclusive, medidas punitivas para quem descumprir. Cabe lembrar nesse ponto que isso demanda mudança cultural em toda a empresa, principalmente no que diz respeito à postura do empresário. As regras devem ser cumpridas por todos. O tom da organização vem primeiramente da postura dos donos, gestores etc.

Finalmente, colocar todas as ações em prática, lembrando que são executadas por “pessoas” em todos os níveis e essas demandam capacitação e supervisão constantes, além de terem o costume de replicar a forma de agir de seus superiores, por isso, o tom que vir do topo das organizações; a cultura tem que ser de conformidade.

A criação de um Comitê de Ética e Conformidade ajuda muito quando surge uma situação diferente das que foram analisadas e tratadas, para que um novo procedimento seja inserido ou definir a melhor forma de resolver a questão.

A Lei 12.846/13, conhecida como Lei Anticorrupção ou Lei da Empresa Limpa, trouxe consigo um rigor agravado para a responsabilidade objetiva da empresa pelos atos de corrupção praticados por terceiros em seu interesse ou benefício; isso gera elevados riscos, impondo a necessidade de se precaverem. Essa lei se apresenta como um aprimoramento das relações entre as empresas e das empresas (todas) com os governos, levando em conta se a empresa possui mecanismos e procedimentos de integridade e de um Código de Conduta que incentive a denúncia de irregularidades, o que pode atenuar as sanções previstas.

Nunca foi tão verdadeiro o ditado “diga-me com quem andas, que te direi quem és”, por isso fazer Due Diligence dos terceiros com quem a empresa se relaciona (fornecedores, prestadores de serviços etc.), para evidenciar as práticas de integridade que essas empresas utilizam, reduz os riscos da responsabilidade objetiva trazida pela Lei.

O próximo passo? Conheça a sua empresa, avalie se as práticas estão em conformidade com a exigência legal, planeje as ações necessárias para mitigar os riscos a que está exposta. Mude a cultura e os valores da empresa para que todos tenham uma única linha para  atingir os objetivos: a conformidade.

 

* Doutoranda em Ciências da Informação, Mestre em Economia Empresarial e Contadora; Professora nos Cursos de Pós-graduação da BSSP Centro Educacional; Vogal na Junta Comercial do Espírito Santo, gestão 2015-2019; Presidente do CRC-ES, gestão 2012-2013; Vice-presidente do CRC-ES por quatro mandatos (2008-2009, 2010-2011, e 2014-2015).