DEFIS: Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, se mantém como uma das obrigações mais relevantes do Simples Nacional, embora muitos empreendedores ainda não compreendam sua importância ou impacto.
Neste artigo, vamos explicar o que é a DEFIS, como ela funciona, quem deve enviá-la, quais dados devem constar e quais os cuidados que contadores e profissionais da área tributária precisam ter para evitar penalidades. Também vamos refletir sobre como esse documento pode ser estratégico para a gestão contábil de empresas optantes pelo Simples, especialmente em 2025, ano que marca o início da preparação para a transição ao novo sistema de tributação sobre o consumo (IBS e CBS).
O que é a DEFIS e qual a sua finalidade?
A DEFIS é uma obrigação acessória que deve ser entregue anualmente pelas empresas optantes pelo Simples Nacional. Seu objetivo é fornecer informações socioeconômicas e fiscais à Receita Federal, substituindo a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional), que deixou de existir com o surgimento do PGDAS-D.
Essa declaração não gera pagamento de imposto, mas serve para o governo cruzar dados, verificar inconsistências e monitorar o comportamento tributário das empresas de menor porte. Por isso, seu preenchimento incorreto pode causar problemas sérios, como a exclusão do Simples Nacional ou bloqueio de CNPJs.
Quem é obrigado a entregar a DEFIS?
Todas as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional precisam entregar a DEFIS até o último dia útil de março de cada ano, referente ao ano-calendário anterior.
Importante: empresas inativas ou que encerraram suas atividades também devem entregar a declaração, desde que o CNPJ ainda esteja ativo no período declarado.
Quais informações são exigidas na DEFIS?
A DEFIS exige dados que vão muito além dos valores de faturamento. Entre as informações solicitadas, destacam-se:
- Receita bruta total e por estado
- Ganhos de capital
- Quantidade de empregados no início e fim do período
- Lucros distribuídos aos sócios
- Informações sobre pró-labore
- Informações sobre rendimentos isentos e tributáveis
Ou seja, além de obrigações fiscais, há também uma função de mapeamento socioeconômico, que permite ao Fisco analisar a performance das empresas e o impacto do Simples na economia nacional.
Por que contadores e gestores devem se atentar à DEFIS em 2025?
Embora a DEFIS ainda siga os mesmos moldes dos anos anteriores, 2025 é um ano estratégico para a contabilidade e gestão tributária. Isso porque será um período de transição, em que as empresas precisarão começar a adaptar seus processos e dados para o novo sistema do IBS e da CBS, que deve entrar em testes em 2026.
Contadores precisam estar atentos, pois a qualidade das informações prestadas hoje pode impactar decisões futuras, como a mudança de regime tributário, a migração para o Lucro Presumido ou a exclusão do Simples por inconsistência de dados.
Além disso, o cruzamento eletrônico das informações prestadas na DEFIS com outras obrigações (como e-Social, DCTFWeb e EFD-Reinf) está cada vez mais sofisticado. A Receita Federal utiliza ferramentas de inteligência fiscal para identificar divergências com rapidez.
Leia mais: Seara Tributária e a relação com a Tributação no Brasil
Consequências do não envio ou envio com erros
A DEFIS não tem multa por atraso, mas isso não significa que é inofensiva. A empresa que não enviar ou enviar com dados inconsistentes pode:
- Ficar impossibilitada de gerar o DAS mensal
- Ser excluída do Simples Nacional
- Ter o CNPJ bloqueado ou colocado como irregular
- Enfrentar dificuldades em operações de crédito e financiamentos
Como se preparar para a DEFIS com mais segurança
Para garantir o envio da DEFIS sem erros, contadores e empresas devem:
- Fazer conciliações mensais para evitar acúmulo de divergências
- Usar sistemas integrados com o PGDAS-D e e-Social
- Documentar corretamente a distribuição de lucros e pró-labore
- Estabelecer rotinas de revisão contábil e fiscal periódica
Conclusão: a DEFIS como ferramenta de Inteligência Contábil
Embora muitas vezes vista como mais uma burocracia, a DEFIS é, na prática, um instrumento estratégico para a gestão contábil das empresas do Simples Nacional. Ela permite uma leitura consolidada da performance do negócio e pode ajudar na tomada de decisão tributária e societária.
Para os profissionais da área, conhecer profundamente os detalhes dessa obrigação acessória é um diferencial competitivo. Afinal, a qualidade das informações que você entrega hoje define o espaço da empresa no mercado amanhã.
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