Como o sistema Sped busca a captura de inúmeras informações dos contribuintes, é de se esperar que seja complexo. Todavia, a padronização nacional – no formato e nas informações pedidas – facilitou o cumprimento das obrigações acessórias e principais com o Fisco e demais entidades estatais por parte das empresas, tanto na obediência aos prazos quanto na exatidão dos dados.
Os vários módulos do Sped estão diretamente relacionados ao cumprimento das obrigações acessórias, ou seja, ao compliance das organizações com os entes estatais. O Sped tornou-se tão importante que muitas entidades passaram a exigir seus recibos. Ou seja, o próprio mercado estabeleceu como regra que a apresentação do recibo de cumprimento das obrigações – que é válido no âmbito estatal – passou a ser prova de estar em dia com os fiscos. Esta prova, antes do Sped, era realizada, em alguns casos, com diligências ou exigência da apresentação das peças autenticadas, como no caso de livros (encadernados) de escrituração em papel.
Essas, porém, não foram as únicas oportunidades geradas pela implantação do Sped, conheça abaixo os principais benefícios do sistema na gestão das organizações:
- Acelerador de projetos na empresa
Como o modelo da Escrituração Contábil Digital (ECD), que faz parte do Sped, suportará, em primeiro plano, todo o arcabouço de informações digitais da organização, ele contribui como acelerador de resultados, não só de cumprimento das obrigações, mas em projetos de melhorias na empresa. A intenção do sistema público é referenciar as origens, as relações e os controles de dados que normalmente circulam nas companhias, e que deveriam, mas nem sempre constam no rol de controles internos dos gestores, mostrando a correlação entre as operações.
- Maior controle interno
Estabelecido nos atos legais que geram a complexidade tributária brasileira, o Sistema Público de Escrituração Digital apenas operacionaliza o regramento, utilizando como princípio solicitar somente o óbvio em termos de controle. Isso se evidencia no escopo do Bloco K da EFD-ICMS/IPI, por exemplo, em que é exigida a prestação de informações sobre as operações que geraram novos produtos, suas quantidades e materiais empregados. Ainda que pareça um exagero, é de fato um “controle fino” que qualquer empresário gostaria de ter, desde que o controle não custe mais caro que a prevenção dos bens perdidos. Essa análise também é válida para rotinas de auditorias internas, pois quantas vezes nos deparamos com diferenças absurdas nos estoques do almoxarifado ou nos depósitos de mercadorias de revenda? Onde está a origem de tamanha discrepância? São perguntas que ficam mais fáceis de ser respondidas.
- Investir em tecnologia é fundamental
Com efeito, as modificações tributárias-legais têm sido motivo de “dor de cabeça” para todos os agentes que atuam no âmbito das relações com os entes fiscalizadores, especialmente no Sped. Todavia, os modelos que menos têm sofrido com as alterações legais são exatamente aqueles em que a tecnologia da informação é mais aplicada ou mais atualizada.
O compliance tributário e contábil exigido atualmente das organizações não é apenas complexo, mas exaustivo. Sem contar que feito de forma manual, a cada nova obrigação exigida pelos entes estatais, maior é a possibilidade de erros declarados. Dessa forma, o caminho mais seguro é uma rotina estabelecida por humanos e executada por objetos autômatos, sejam eles robôs físicos ou lógicos (programas robôs).
Os modelos de gestão de riscos nas companhias, sempre que possível, devem considerar os múltiplos fatores de riscos. Alguns aspectos, como o uso da tecnologia pelos entes de fiscalização, podem ser significativamente alterados dado o avanço exponencial e incorporação nas soluções empregadas. Essas soluções utilizadas pelos fiscos permitem, atualmente, o geoprocessamento e cruzamento de informações com múltiplas plataformas dos cartórios, base de dados estatais etc. Assim seguirá nos próximos anos o avanço tecnológico e, portanto, os potenciais riscos de descoberta de inconsistências nas informações prestadas.
A revolução digital atingirá a todos. A escolha do caminho, do momento e a disposição em participar é de cada indivíduo ou organização.
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