A contabilização da folha de pagamento é fundamental como meio de prova dos pagamentos de salários e demais remunerações, encargos e impostos incidentes sobre as relações de trabalho, bem como as provisões de férias e décimo terceiro. Sendo assim, a contabilidade tem papel imprescindível nesse contexto, por ser um dos meios de prova material dos fatos e pela importância estratégica para tomadas de decisão.
Abaixo, apresento dicas essenciais para estar em compliance com a contabilização da folha de pagamento:
Comparação do Plano de Contas com a legislação
Como primeira ação de compliance, sugiro que haja a adoção (ou revisão) de Plano de Contas em conformidade com a legislação pertinente e que retrate e evidencie a folha de pagamento e seus demais itens de contabilização. Essa é uma ação de compliance elementar que os profissionais da área podem imediatamente aplicar, bastando, para isso, comparar seu Plano de Contas às normativas legais. No entanto, ainda visualizo poucas ocorrências nas organizações relativas a esta ação.
A elaboração da folha e a contabilização dos fatos geradores de todas as contribuições, os valores descontados dos segurados, as contribuições da empresa e os totais recolhidos são obrigatórios, segundo o inciso II do artigo 225 do Regulamento da Previdência Social, Decreto 3.048/1999. Também podemos identificar a obrigatoriedade da contabilização da folha de pagamento no artigo 32 da Lei 8.212/19913 e no artigo 47 da Instrução Normativa 971/2009. Sobre estas legislações, foram identificadas cinco premissas: elaboração, contabilização, fiscalização, prazos de guarda e não obrigatoriedade. Veja a seguir algumas informações sobre cada premissa:
- Elaboração – A elaboração e sua forma padronizada em obrigações acessórias possibilitam visão ampla ao Fisco, sendo possível a comparação entre empregadores, empregados, prestadores e tomadores de serviços;
- Contabilização – As legislações demonstram clareza quanto à exigência de contabilização, identificações de valores, retenções e totais recolhidos;
- Fiscalização – Nos últimos anos, a fiscalização da Receita Federal do Brasil deu especial atenção aos valores previdenciários, com ações e operações de destaque na recuperação de créditos;
- Prazo de guarda – Atenção aos prazos de guarda, prescritivos e decadenciais, inclusive em meio digital, com eSocial, Reinf e DCTFweb;
- Não obrigatoriedade – As microempresas e empresas de pequeno porte que aderiram ao Simples (Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte) também são obrigadas à guarda de livros e documentos durante o prazo decadencial.
A utilização de Plano de Contas, com suas respectivas contas contábeis, deve obedecer a estrutura patrimonial prevista nos artigos 177 a 182 da Lei nº 6.404/1976. As contabilizações estão de acordo com o estabelecido nas Normas Brasileiras de Contabilidade sobre Escrituração Contábil, com idioma e em moeda corrente nacionais; em forma contábil; em ordem cronológica de dia, mês e ano; com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas; com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis. Os lançamentos têm a data em que o fato contábil ocorreu, com as respectivas contas (devedores e credoras) e histórico que represente a essência econômica, seus valores e identificação dos lançamentos.
Elaboração dos Livros Diários e Livro Razão
Esta ação pode ser mais ágil com a integração, comumente detalhada em manuais, dos softwares de folha de pagamento com os softwares de contabilidade.
Verificação dos saldos de contas referenciadas no Sped Contábil e no Sped ECF
Se a organização possui empregados, serão visíveis lançamentos em contas correspondentes nas obrigações acessórias. A correta correlação das contas próprias com as referenciadas devem ser revisadas a cada período de apuração contábil, a fim de que não haja interpretação diferente da realidade dos fatos.
Criação de um checklist
Por fim, uma ação que evitará passivos trabalhistas é feita com a verificação de conformidades por meio de checklist. Com os processos de folha de pagamento sendo periódicos e recorrentes, é válido que os processos e rotinas sejam verificados. Por exemplo: o lançamento contábil das férias a pagar e o lançamento a crédito na conta caixa ou conta bancária para pagamento dessas férias. Em todas as ações elencadas, é primordial que o profissional responsável pela contabilidade da organização esteja presente. Ao profissional da área trabalhista, fica a dica: a contabilidade é um excelente instrumento de compliance trabalhista e previdenciário.
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1 comentário em “Folha de pagamento: dicas essenciais para estar em compliance”
Prezado,
Excelente comentário e abordagem.
Atuo junto as empresas levando a consultoria relativo a incentivo culturais e busco, também, identificar problemas tributários junto a elas.
Sou advogado buscando aturar mais na área tributária. A contabilidade da empresa é também o meu foco.
Parabéns.
Ricardo Félix