O eSocial tem como principal objetivo tornar-se um ambiente único e centralizado de controles e dados, reunindo todas as informações das relações de trabalho, cálculos e, no futuro, quase a totalidade do cumprimento das obrigações acessórias sem replique em diversos outros sistemas.
É importante frisar que no eSocial constarão informações de todos os trabalhadores, com ou sem vínculos trabalhistas, desde a admissão, remuneração e a forma de pagamento, como também o sistema retornará, a cada envio, o cálculo das contribuições previdenciárias, FGTS, dentre outros encargos. Igualmente serão alimentadas as comunicações de acidente de trabalho, o aviso-prévio e outros dados inerentes à área de Segurança e Medicina do Trabalho.
Além disso, a padronização das informações, do leiaute e dos campos contribuirão para reduzir inconsistências. Dessa forma, toda empresa que contratar um prestador de serviço e possuir alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária em função dessa relação jurídica, por força da legislação, deverá enviar as informações decorrentes desse fato por meio do eSocial.
Milhões têm sido investidos em sistemas, treinamentos, capacitação de equipes, mapeamento de campos e dos leiautes tanto por parte do Governo quanto das empresas. E, acima de tudo, horas e horas de trabalho têm sido empregadas para que haja a aderência nas rotinas internas para o cumprimento das solicitações exigidas, dos testes de envio de dados e cálculos, dentre outros requisitos do eSocial. No entanto, alguns percalços têm sido enfrentados pelas empresas, e muitas vezes causados por pequenos detalhes, que relatamos a seguir com dicas para evitá-los.
1) Qualificação cadastral
Um dos principais problemas no envio dos arquivos ao sistema do eSocial tem sido o de manter em ordem a qualificação cadastral dos colaboradores e seus pares em sintonia. Isso porque uma das premissas para o envio de qualquer informação do colaborador, seja ela de cadastro, folha ou pagamento, bem como o recolhimento das obrigações por meio do eSocial, tudo só é processado se houver a consistência dos dados cadastrais desse colaborador.
Os dados dos colaboradores são confrontados com a base do eSocial, em tempo real, tendo que ser validada a base do CPF (nome, data de nascimento e o próprio CPF), simultaneamente à base do Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS (data de nascimento, CPF e Número de Inscrição Social – NIS), sendo que qualquer divergência existente impossibilita o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos. No portal do eSocial é possível consultar e encontrar as divergências, quando existentes.
A atualização dos dados nos cadastros dos órgãos públicos deve ser realizada constantemente e tem demonstrado ser o principal desafio do empregador, porque, na maioria dos casos, depende-se exclusivamente do próprio colaborador e dos terceiros envolvidos – dependentes ou mesmo pensionistas –, que muitas vezes se recusam a fazer a regularização.
Dica: Recomendo que o cadastro, mesmo de contratação, tenha todos os campos do evento S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador, e já seja verificado no ato do recebimento da ficha ou curriculum, confirmando se tudo está de acordo com a validação de dados no ambiente do eSocial. Da mesma forma, deve haver uma rotina de conferência dos dados pelos empregadores, trabalho esse a ser realizado sempre antes do envio de qualquer informação, pois, se os dados constantes em seus softwares forem divergentes, não adianta estar com tudo pronto, o evento será rejeitado. É aconselhável criar manuais para alguns casos específicos, como ingresso de dependentes, casamento, mudança cadastral, separação ou divórcio, pois tudo isso pode afetar sua folha.
2) Acesso ao sistema do eSocial
Para que o empregador tenha acesso ao sistema do eSocial, deve ser implantado como ponto de controle a sua própria identificação no sistema. Por padrão, o usuário do módulo web geral deverá utilizar Certificado Digital, da mesma forma que contabilidades, administradoras de condomínio, terceirizadas de folha de pagamento, entre outras que fazem o acesso com uso de procuração. Já as micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional ou MEI (Microempreendedor Individual), o empregador pessoa física e o produtor rural que tenham somente um trabalhador ativo poderão utilizar Código de Acesso.
Os Certificados Digitais utilizados para assinar os eventos enviados ao eSocial deverão estar habilitados para a função de assinatura digital, respeitando a Política do Certificado. Está previsto para o projeto o uso de Procuração Eletrônica da Receita Federal do Brasil (RFB) ou da Caixa Econômica Federal (CEF). Sua validade varia de um a três anos, ou tempo menor, se houver mudança de titularidade do empregador em caso de PJ (pessoa jurídica) perante a Receita Federal.
O Código de Acesso tem prazo de validade de três anos, e para a criação de um novo número é preciso o número do recibo da entrega da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física ou, para os isentos, o título de eleitor. Todavia, os dados no TSE (Tribunal Superior Eleitoral) devem estar consistentes com a base da Receita Federal e, não estando, o novo Código de Acesso não será fornecido.
Dica: Recomendo, principalmente aos gestores de folha, que acompanhem de perto a validade dos Certificados Digitais, fazendo um checklist, com no mínimo 60 dias de antecedência do vencimento do Certificado Digital, que será usado na transmissão das solicitações ao sistema do eSocial e na assinatura de documentos.
3) PPRA – Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais
O PPRA é um documento essencial para os profissionais do Departamento Pessoal para a correta elaboração da folha de pagamento, pois com base nele que se calcula o percentual dos Riscos Ambientais do Trabalho (RAT), que interfere no valor dos proventos e dos encargos sociais do empregado.
Todos os cargos e funções da folha necessitam estar no PPRA, todos os ambientes de trabalho precisam estar lá citados, todos os fatores de riscos e como foram medidos também, aliás, para que seja feito o correto exame médico PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), o médico do trabalho tem que, necessariamente, ter analisado esse documento, para a verificação ou não da aptidão do colaborador.
A legislação menciona que essa obrigação é da empresa, porém a maioria dos empresários desconhece esse tema e, às vezes, compram laudos que sequer detalham a real atividade da empresa, ou mesmo quando há criação de novos cargos, mudanças de leiautes, não sabem que têm a obrigatoriedade de atualizar tais documentos. No eSocial, essas informações são obrigatórias e devem ter profissionais habilitados para gerá-las e assinar tais eventos.
Dica: Os gestores do eSocial, com o intuito de nortear as empresas e para que não corram riscos de grandes autuações, subdividiram os poderes por grupos de procuradores, ligando os eventos à responsabilidade técnica de cada, dando nitidez ao que cada um deve fazer, conforme o Manual de Orientação do eSocial – versão 2.4.02 em https://portal.esocial.gov.br/manuais/mos-v-2-4-02-publicada-cg.pdf Recomendo ainda a leitura da NR 4 – Norma Regulamentadora – Serviços Especializados em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho.
Não tenho dúvidas de que o eSocial trará inúmeros benefícios para o resgate da dignidade humana do trabalhador e do empregador, uma vez que todas essas informações centralizadas proporcionarão aos colaboradores seus direitos trabalhistas, a concessão de benefícios previdenciários de forma mais ágil e sem a entrega de dezenas de documentos, quando do pleito à sua aposentadoria ou outro benefício previdenciário. Já o empregador terá uma equipe mais especializada e focada na melhoria constante de gestão de resultados, aplicando seu tempo e horas de trabalho em prol do maior patrimônio da empresa, que são as pessoas.
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