Para entender o Compliance Tributário é preciso, antes, entender o contexto geral que envolvem esse assunto, o compliance em si.
O tema compliance tem ganhado cada vez mais espaço no ambiente empresarial, seja por exigências legais, contemplando as regras financeiras, tributárias e bancárias,
seja por necessidade prática da criação de mecanismo de conformidade dos atos empresariais e alinhamento de conduta dos diversos agentes internos e externos às companhias.
No ambiente corporativo, mais especificamente na área tributária, estar em compliance significa cumprir a legislação e as políticas internas,
com o intuito de diminuir possíveis penalidades pelo não pagamento dos tributos da forma correta; evitar prejuízos fiscais;
reduzir a carga tributária de forma lícita (elisão) através de planejamento tributário e manter a reputação da empresa.
Tal tarefa, no entanto, não deixa de ser um desafio para as companhias.
A principal razão é a complexidade do sistema tributário brasileiro com seu emaranhado de normas, leis, decretos, instruções, solução à consulta e milhares de páginas.
Além disso, nas últimas duas décadas, os avanços do fisco na execução das auditorias e no acompanhamento do contribuinte aumentaram os riscos para aqueles que, consciente ou inconscientemente, não cumprem a legislação.
Cabe aqui destacar a responsabilização dos administradores, contadores e sócios mediante a prática do ilícito e dos riscos existentes na condução dos negócios.
Seja qual for o nível de complexidade, a empresa precisa estar preparada para atender às obrigações acessória (prestar informações) e principal (pagar o tributo).
Mais do que isso, ela tem que estar CONSCIENTE do cumprimento dos princípios e valores que a guiam, com vistas à sua própria perpetuidade.
O ponto central no compliance vai além de um departamento bem estruturado.
Há a necessidade de um programa perene e consistente de diretrizes, regras e principalmente de ações voltadas ao monitoramento dos tributos.
Neste sentido, diversas áreas das empresas e diversos agentes devem estar focados nos procedimentos pensados, determinados e aprovados pela alta direção.
É essencial, portanto, implantar uma organização diferenciada e consciente por parte do empreendedor, a qual chamamos Programa de Compliance Tributário.
Como organizar o Programa de Compliance Tributário?
As empresas devem considerar o modelo de compliance tributário recomendado pela OCDE (Organização de Cooperação e de Desenvolvimento Econômico),
que alinha as expectativas do contribuinte ao modelo adotado pelo fisco de cada país.
No caso específico do Brasil, avaliando sob a ótica de processo e integração de metodologia e protocolos, deve-se começar pelas configurações das atividades diárias, resumindo os documentos fiscais, formalizando os negócios comerciais, industriais e de serviços.
Tudo reunido em arquivos do tipo XML, cuja integração será feita posteriormente em um sistema ERP (seja qual for o escolhido) e deverá passar pela verificação das obrigações acessórias, cada vez mais automatizadas.
Finalmente, pelo conceito de cruzamento de informações, os processos serão verificados pela autoridade tributária de forma automática.
Avaliar o atendimento da legislação e racionalizar todo o processo diário de planejamento, estudo rotineiro da carga tributária,
avaliação periódica são procedimentos que poderão ser feitos por um departamento efetivamente criado para isso ou mesmo, prática mais comum, ter empresas externas responsáveis pelas revisões e acompanhamento.
No entanto, algumas recomendações são importantes:
- Comprometimento da alta administração – A implantação do programa de compliance tem que vir da alta gestão e deve estar alinhada às demais áreas da empresa, fazendo parte da sua própria estratégia.
- Formação de equipe interna/externa – Uma equipe treinada e alinhada com os propósitos de planejamento, acompanhamento e execução é fundamental.
Esta equipe pode ser formada pelo time interno, com consultoria ou assessoria externa.
Mas é importante que o conhecimento fique na organização, seja qual for o modelo e apoio externo.
- Protocolos – Deve-se estabelecer os protocolos básicos de planejamento, treinamento, acompanhamento (auditoria), gestão dos processos tributários, gestão das teses e discussões jurídicas, assim como, organização de alinhamento de novos projetos e monitoramento da carga tributária da empresa.
Dentro da área de avaliação de riscos, é importante mapear e alinhar os processos e as rotinas periodicamente:
- Fluxo de receitas – gerenciamento comercial e prospecções, aprovações e geração de faturamento e recebimento, avaliando os produtos e serviços sujeitos à tributação.
- Fluxo de custos e despesas – mapeamento corrente dos gastos e despesas existentes e suas implicações tributárias.
- Fluxo de investimentos – gerenciamento de aquisições e contratações de serviços tomados e os possíveis créditos e benefícios existentes.
- Fluxo de pessoal – contratações de pessoal, fechamento de horas e geração de folha de pagamento e incidência tributária sobre a folha de pagamento e suas obrigações acessórias próprias.
- Sistema de informação contábil – processos de fechamento e registro contábil das transações.
A sistematização, a robotização e a verificação ponto a ponto são irreversíveis.
As empresas terão que se adequar cada vez mais a esta realidade, em que a tecnologia ajuda a reduzir custos mas também aumenta a assertividade do acompanhamento do contribuinte pelo fisco.
Por isso, o compliance tributário deve constar do PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO das empresas e deve ser tratado com inteligência e profissionalismo.
Não se trata apenas de um departamento que emite regras e sim, de uma área comandada por profissionais com conhecimento sistêmico, e principalmente,
conhecimento da área tributária e das estruturas da lei que possam coordenar práticas tributárias de forma estruturada e consciente.